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富士通グループ約100社10万人の新電子電話帳をShunsakuで構築
新電子電話帳 導入事例
富士通株式会社では、従来からパソコンからアクセスできる電子電話帳を利用していましたが、Webの検索サイトと同様な感覚で利用できる「新電子電話帳」を再構築し、営業支援や社内業務の効率を一段と向上させました。
この「新電子電話帳」について、システムを構築した、株式会社富士通HRプロフェショナルズ 代表取締役社長清水裕子が語ります。同社は、富士通グループのSI力、アウトソーシングビジネスの実績などの総合力を活かし、インターネットをフル活用した人事・総務サービスを提供し、企業グループ全体の業務効率化を支援しています。
[ 2004年8月掲載 ]
データベース有効活用の第1弾としてディレクトリサービスを再構築
清水 裕子氏
株式会社富士通HRプロフェショナルズ 代表取締役社長
富士通HRプロフェショナルズではまず、電子電話帳の刷新に「InterstageShunsaku Data Manager」（以下Shunsakuと表記）を用いることにしました。
「『××本部』だけで何十もあるのですから、相手の部署や名前があやふやだったりすると、電話番号がなかなかみつかりません。電話の交換手もみんなと同じ電子電話帳を見ているのですから、『販売推進の佐藤さん』では、『どこの販推ですか』と問い直されてしまいますし、『この製品のマーケティングを担当している佐藤さん』ではまったく探しようがないのです」( 清水 )。
個人の名前や所属などを正確に入力しないと、正しく検索できないうえに、アクセスが集中するとレスポンスも低下します。そこで多くの社員は、職制順電話帳というメニューのほうを使っていました。これは、ツリー構造の職制構造を一覧表から自分で順にたどっていって、必要な部署や管理職を探すものです。せっかく個人をダイレクトに探す検索サービスがあっても、利用されていなかったのです。利用者はもちろん、交換手のストレスも多大なものがありました。
電子電話帳（旧）＆新電子電話帳（Shunsaku）入力画面比較
電子電話帳（旧）
従来の電子電話帳では、個人の名前や所属などを正確に入力しなければ、検索ができませんでした。アクセスが集中するとレスポンスが低下するという問題もあったのです。
新電子電話帳（Shunsaku）
単語の一部だけのキーワードでも的確にヒットします。氏名、部署などの項目を意識せずに、検索したいキーワードを自由に列挙することも可能。検索速度も一定で、アクセスが集中してもレスポンスは落ちません。
サーバを冗長化して可用性を高めた大規模システム
Shunsakuをベースにした新電子電話帳は、2003年12月から、約10万人の富士通グループ社員が使い始めました。
1日の平均検索件数は65,000件。平均レスポンスは1秒。従来に比べると使い心地は雲泥の差です。
特に、名前の一部や、漢字、アルファベット、内線番号、担当部門や分野のキーワードだけでも、目的の相手を瞬時に探し出すことができるのは画期的です。職制、個人情報、担当顧客などの複合検索もできます。
大規模利用であるため、PCサーバ「PRIMERGY」は2台用意して、相互待機運用にしています。Shunsakuは、Webサーバのほか、XMLデータファイルをdirectorで整理したディレクターサーバ、searcherを搭載したサーチサーバが必要になりますが、これらの機能はフレキシブルに配置可能。新電子電話帳では、通常時は1台目のサーバにWeb、director、searcherを搭載し、2台目のサーバでsearcherを動作させることによって、検索性能を向上させています。また、2台目がダウンしても1台目だけでサービスが続行できますし、1台目がダウンした場合には、2台目のマシンでWebとdirectorを起動することによりサービスを停止させることがありません。要件や規模に応じたシステム構成が柔軟に構築できるのです。
システム構成図
営業支援や社内業務の効率を向上
Shunsakuを使ったことによる成果としては、次の4点があげられます。
第1は、使いやすく、レスポンスの良いシステムができたこと。10万件のデータに対する全文検索や全項目検索でも、平均1秒でレスポンスが返ってきます。しかも、名前の一部や漢字、ひらがな、アルファベット、内線番号、担当部門や分野などのキーワードを入力するだけで、対象の相手を瞬時に検索することができます。以前は全文検索や全項目検索ができませんでしたし、検索対象のデータが多い場合には10秒、20秒とレスポンスを待つことがありました。
第2に、短期開発ができたこと。データベース設計もインデックス付けも性能チューニングも不要であるため、結果としてRDBの場合と比べて非常に短期間での構築が実現できました。
第3は、同時検索が多い時間帯でもレスポンスが落ちないこと。1分間に最大200件の同時検索要求がある場合でも、平均レスポンスは1秒を維持しています。
第4は、項目を容易に追加・変更することができるようになったこと。グループ内企業の統廃合や組織改革にもスピーディーに対応できます。
実際、電子電話帳のヘビーユーザーである電話交換の担当は、「フリーワード検索、AND検索がすごく便利。従来は、検索できなくてお断りしていたケースもありました。今は何でも調べられますので、こちらから調べてあげたくなっちゃうんですよ」と強調します。「以前は『もう少しくわしくうかがわないと、こちらでは検索できません』というせりふを1日に何回も言わなければなりませんでしたが、今では、名前からでも番号からでも何からでも対応できます」とのこと。Shunsakuの機能によって、サービスレベルが格段に向上したのです。
Shunsakuで構築した新電子電話帳は、営業支援や社内業務の効率化を一段と向上させたことに加えて、これからの時代の人事システムの素材として、大きな可能性を示してくれたと言えるでしょう。
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