Interstage BPM により口座開設業務のミス削減とスピードアップ

米国大手金融業A社様 導入事例 （Interstage 英語サイトに掲載された事例です）

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手作業による口座開設業務プロセスの限界

米国大手金融業A社様は、現在、3500の投資機関や財政機関のネットワークを通して100万人の顧客にサービスを提供している。この急速な成長により、それまでの複雑な業務プロセスでは、口座開設処理が追いつかなくなってきていた。投資専門家は口座開設のための情報を電話やFax、E-mailで担当に伝え、担当はデータ入力を手作業で行い、その後、口座開設申込書は6段階もの処理を経て完了する。これら複雑な作業は、作業の遅れやデータ損失、転記ミスなどを引き起こしていた。また申請の内容によって回送先が異なるため、5～6の部門間で口座開設申込書はあちこちに引き渡され、その結果、申込書が間違った部門に渡り、口座開設が遅れてしまうということがしばしばあった。

システム開発チームは「分析をした結果、驚くべきことを発見した。処理された口座開設申込書の60%に、書類上のミスがあった。」と説明した。口座開設業務を担当する部門では、全ての担当スタッフに口座開設の際のミスを防止することを徹底させた。しかし更なる成長に備え、何か手を打つ必要があった。

ワークフローによる口座開設処理業務の合理化

開発チームは、既存のデータを利用しながら、高機能な電子フォームとワークフローによって構成される分散的で自動化された処理システムを提案した。この電子フォームは、ユーザー自身に正確な情報を入力させ、ワークフローは承認処理ルートを自動的に設定することを可能にするものであった。

開発チームは業務の要求を詳細に分析し、ソフトウェアを選定した。未来を見据え、米国全域への拡張に対応しない製品は除外した。そして最終的に、彼らは富士通のInterstage Business Process Manager(以降 Interstage BPM)を選んだ。「Interstage BPMは、共有されているUNIX環境上で展開するには最適な製品であった。また我々は、新たなハードウェアを追加せずに、全てのネットワーク上でワークフローを利用可能にする拡張性と柔軟性を必要としていた。」と開発マネージャーは言う。

プロジェクトはスムーズに進行し、初期の試験計画の段階からたった数週間で、全国3500の投資機関や財政機関への対応を実現した。

Interstage BPMによる口座開設所要時間の短縮

現在では、投資専門家自身が電子フォームに口座開設情報を入力するため、書類上のミスが起こることはほとんどない。また口座開設申込書は自動的に適切な承認者に受け渡され、不適切な処理に対しては直ちに警告がなされるようになった。

これらがもたらした結果は劇的なものであった。従来60%あった転記ミスを1%にまでに減らし、新しく口座を開設する際に17時間かかっていた業務を6時間にまで短縮させた。いままでミスの修正に全力を注いでいたスタッフは、新たな仕事で力を発揮し、今まで以上に多くの口座が開設されている。そして、1年足らずで投資の回収に成功した。

未来のワークフローモデル

「今や、我々の部門ではInterstage BPMは標準的なワークフローツールである。我々の業務ワークフローは最高峰のものであり、他の業種でも我々のワークフローシステムを手本として使うようになるだろう。」と開発マネージャーは熱く語る。そして、最高の業績をもとに、Interstage BPMは、社内の技術協議会で、この年の「最優秀賞」に表彰された。

開発チームはInterstage BPMの役割を拡張させ、口座開設処理だけでなく、口座変更処理にも対応させようとしている。そして、彼らは、来年、350,000の申込書の処理を可能にすべく更なる改善をすることに自信を見せている。

「我々は、顧客のために業務自動化を必要とした。そして富士通のInterstage BPMは我々のこの要求に、見事にこたえてくれた」と開発マネージャーは語る。

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