異機種ホストの専用プリンタを廃し単一システムでペーパーレス化

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「全国の約100拠点に帳票を送る経費が年間約2,500万円もかかっていた。これを電子化し6割近く削減した」
プリマハムのペーパーレス化を実現したプリマシステム開発の宮武靖第1事業部長はこう胸を張る。

決算帳票が届くまでに4日も待てない

プリマハムでは、2002年に電子帳票システムを導入するまでは、決算の帳票が各支店、営業所に届くまでに最長4日かかっていた。経営のスピードアップが求められる現在、こうしたタイムラグはぜひとも解消したい。なぜ、これだけの時間がかかってしまうのか。帳票は毎月初旬にホスト・センターに併設したプリント・センターでホスト専用の大型プリンタを使い、出力していた。一度に8万～10万枚の帳票を出力しながら、それを1次配布先である17拠点に仕分け、宅配便で発送した。これを受け取った拠点では、全国で約100個所の営業所やグループ会社向けに2次仕分けをして、発送する。このため時間がかかっていた。この処理は、上期末には半期決算、下期末には半期決算と年度決算が重なるため、帳票は2倍、3倍に膨れ上がる。プリント・センターの人員だけでは足りず、情報システム部門から応援人員を送り込んでいた。プリマハムでは、こうした課題を解決するために2000年から社内をペーパーレス化する電子帳票システムの検討を始めた。システム要件として最も重視したのが、富士通と日本IBMの両方のホストに対応するという点である。同社では販売管理、生産管理は富士通ホスト、会計や物流管理はIBMホストで処理していた。これを単一の帳票システムで電子化したい。クライアント側では、帳票システムを導入したとしても、そのために新しくソフトをインストールする手間はかけたくなかった。クライアントはWebブラウザで電子帳票を検索・閲覧できることが望ましい。帳票システムの最終選考にはWebブラウザでのアクセスに対応した4社の提案が残った。だが、両方のホストとの連携の実績があったのは富士通だけだった。コストやサポート体制についても富士通の提案は満足のいくもので、2001年9月にInterstage List Worksの導入を決定した。

3種類のフォルダ分けで利便性と安全性を両立

Interstage List Worksによる電子帳票システムの構築にあたって、意識したのが、利便性とセキュリティの両立である。当初は営業所用のフォルダだけを作って運用しようとした。ところがそれでは、本社で全営業所の帳票を横串で見ようとしたときに操作が面倒になる。そこで、本社用、支店用、営業所用の3種類のフォルダ構成で管理する方式をとった。本社のユーザー向けには、本社フォルダに全支店・営業所を横串で見られるように帳票を保存し、営業所のユーザー向けには自分の所属する営業所の帳票だけを保存した。その上で、ユーザーの所属部署ごとにフォルダのアクセス権限を設定して、必要な帳票のみ見られるようにした。「利用者は、保存先を意識せずに、業務範囲の帳票を参照でき、管理上の負担も軽い」とプリマシステム開発の伊藤浩二第1事業部課長は言う。

専用プリンタ撤去などで経費の約6割を削減

こうした電子帳票システムの構築にあたって実際に作業した同事業部エンジニアの西川敏広氏は、「富士通の迅速なサポートも心強かった」と評価する。プリマハムの電子帳票システムは2002年4月に本格稼働を開始した。「プリント・センターの撤廃により、ホスト専用プリンタのレンタル費、紙の出力費、仕分けにかかる人件費、宅配便などの運送費、出力帳票の保管費用など、電子帳票導入費用を差し引いても年間で6割近くのコスト削減を達成した。初期投資を予定通り約2年で回収できた」（宮武事業部長）。同社は今後、営業部門などで利用されているデータやオープン系の帳票などの電子化にも取り組んでいくという。

（日経システム構築2005年9月号より）

【プリマハム株式会社様 会社概要】

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