企業では、京都議定書の発効(2005年)による地球温暖化対策への取り組みと、相次ぐ法制化によるセキュリティや会計などのコンプライアンス対策が重要な経営課題になっています。環境にやさしく、大幅なコストダウンにもつながる「ペーパーレス帳票」をご紹介します。

[2008年6月18日掲載]

企業を取り巻く環境の変化

京都議定書の第1約束期間(2008年～2012年)に突入し、日本の温室効果排出量6%削減に向けて、各企業における環境保護や資源の有効活用などの取り組みが重要になってきました。ビジネスを展開する上では、地球環境に配慮したIT製品やIT基盤を指す「グリーンIT」がキーワードになっています。「グリーンIT協議会」発足(2008年)により、産官学が連携して地球温暖化対策に取り組み始めました。

また、不正競争防止法改正、個人情報保護法の全面施行(2005年)、さらに新会社法(2006年)や日本版SOX法(金融商品取引法)(2007年)が相次ぎ施行され、企業ではセキュリティや会計などのコンプライアンス対策が重要課題になっています。

減らない紙媒体利用と情報漏洩リスクの実態

データを可視化(帳票化)することはビジネス活動で必須ですが、紙媒体への大量の印刷は環境に大きな負荷を与えると同時に、セキュリティ面でも大きなリスクを伴います。
紙媒体は、不正にコピーされて持ち出されたり、紛失・置き忘れ、盗難、管理ミスなどが発生しやすい問題があります。

NPO 日本ネットワークセキュリティ協会の個人情報漏洩の調査結果では、漏洩経路の約4割を「紙媒体」が占めています。
さらに漏洩原因を見ると、紛失・置き忘れ(20.5%)、管理ミス(20.4%)、誤操作(18.2%)、盗難(16.6%)の順に続き、上位には「紙媒体」からの漏洩につながるものが多くあります。

また、社内の企画書、会議資料などは紙媒体の利用が減る傾向にありますが、顧客向けの説明資料では、社外へのパソコンや電子媒体の持ち出しが厳しくなったため、逆に紙媒体の利用が増えているという調査結果もあります。

環境負荷低減とコストダウンに効く「ペーパーレス帳票」

環境負荷低減やコストダウンには、帳票を電子化(ペーパーレス化)して、紙媒体への印刷を減らすことが効果的です。

Interstage帳票ソリューションは、企業内の様々な情報を電子帳票化して効率的に活用する「ペーパーレス帳票」の考え方に基づいて、環境負荷の低減とコストダウンを促進し、さらに情報流出の防止にも効果があります。
「ペーパーレス帳票」の実践により、「できるだけ印刷物にしない」、「印刷するときはきちんと管理する」という2つのアプローチでオフィスの課題に対応します。

(注) 富士通の環境貢献ソリューション認定商品です。

お客様事例に見る導入効果

• 紙帳票の9割を削減（ペーパーレス化を実現）
  • 帳票の電子化を段階的に進め、紙での出力を30万枚/月から3万枚/月にまで激減
• 作業の効率化と大幅なコストダウンに成功
  • 専用の大型プリンタ5台を撤去し、運用コストを削減
  • 7階建てのビルに相当する紙帳票の保管スペースを大幅に削減
  • 決算期に大量出力業務のための徹夜を解消し、配送コスト・工数が激減
• 帳票データの活用が加速し、セキュリティも向上
  • 帳票データをExcelに落とし込んで、報告書や企画書に利用
  • タイムラグなく帳票データを利用でき、情報伝達のスピードがアップ
  • 閲覧制限機能により、特定部門や社員限定の帳票のセキュリティを確保

【導入事例】 株式会社サンリオ様

PDF Interstage List Worksにより紙帳票を9割削減「効率化・大幅コストダウンと、情報伝達スピードアップに成功」（466KB）

• 年間600万枚以上の紙帳票を削減（ペーパーレス化を実現）
  • 納品書と仕入明細表の自社控分を電子化し、年間600万枚以上の紙を節約
  • 地球環境保全に積極的に取り組んできたイオングループの中で貢献
• 大幅なコストダウン、効率化・省スペース保存を実現
  • 紙代だけで年間1416万円を削減
  • 納品伝票(月に257ケース)を7年間保管するための倉庫スペースを大幅に削減
  • CD-ROM書き込み自動化により、手間をかけずに省スペース保存を実現
• 問い合わせ対応時間を大幅に短縮
  • スピーディに検索できるため、6拠点の合計で90時間/月の問い合わせ対応時間を短縮

関連情報

（2009年6月末まで）

• 帳票からはじめる 地球にやさしいエコキャンペーン
  
  帳票電子化により「ペーパーレス帳票」を促進するため、帳票設計ツール「Interstage List Creator デザイナ」が従来の1ライセンス相当の価格でライセンスが無制限に利用可能なキャンペーンを実施中です。
  たとえば、10人で利用する場合には通常価格より約246万円(約88%)お得です。

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